Varovanje osebnih podatkov – Simbioza Dogodki

Simbioza > Varovanje osebnih podatkov – Simbioza Dogodki
‹ Nazaj
Nič vas ne stane, da ste dobrodelni. Namenite del dohodnine Simbiozi.

OBVESTILO POSAMEZNIKOM PO 13. ČLENU SPLOŠNE UREDBE O VARSTVU PODATKOV (GDPR) GLEDE OBDELAVE OSEBNIH PODATKOV

PODATKI O UPRAVLJAVCU VAŠIH OSEBNIH PODATKOV:

Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana,  socialno podjetje
Letališka cesta 3
1000 Ljubljana
matična številka: 6605621000
davčna številka: SI 49944606

elektronski naslov: info@simbioza.eu

telefon: 040 336 311

ki ga zastopa ga. Katja Pleško, direktorica

(v nadaljevanju: zavod).

Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v zavodu je dosegljiva na naslovu dpo@simbioza.eu

Kdaj zavod nastopa kot skupni upravljavec in kdaj kot samostojni upravljavec vaših osebnih podatkov?

Zavod lahko nastopa v vlogi skupnega upravljavca osebnih podatkov v primerih, kadar zavod omogoča uporabo lastne aplikacje Spletna učilnica šolam, društvom in drugim partnerjem (v nadaljevanju: koordinatorji), pri čemer se posledično v aplikacijo vnašajo osebni podatki koordinatorjevih učencev.

Zavod lahko nastopa v vlogi skupnega upravljavca osebnih podatkov tudi kadar koordinatorjem kot organizatorjem dogodkov omogoča uporabo lastne aplikacije Simbioza dogodki, pri čemer v teh primerih skupaj z njimi organizira različne skupne dogodke na katere se udeleženci prijavijo preko aplikacije.

V teh primerih zavod obdeluje osebne podatke uporabnikov aplikacije Spletna učilnica oziroma Simbioza dogodki pod pogoji in skladno z določili pogodbe o skupnem upravljanju osebnih podatkov, ki jo ima zavod sklenjeno z zadevnim koordinatorjem. Več o tem si lahko preberete na povezavi:

Varstvo osebnih podatkov – aplikacija Spletna učilnica: www.simbioza.eu/varstvo-osebnih-podatkov-aplikacija/

Varstvo osebnih podatkov – aplikacija Simbioza dogodki: www.simbioza.eu/varstvo-osebnih-podatkov-dogodki/

V povezavi z obema aplikacijama, pa zavod lahko nastopa tudi v vlogi samostojnega upravljavca vaših osebnih podatkov v primerih, kadar si za namene uporabe aplikacije Spletna učilnica ustvarite uporabniški račun kot samostojni uporabnik in se denimo udeležujete spletnega izobraževalnega projekta zavoda znotraj aplikacije, oziroma kadar se prek aplikacije Simbioza dogodki udeležite dogodka, ki ga zavod sam organizira.

Kot samostojni upravljavec osebnih podatkov zavod prav tako nastopa v primeru vaših drugih interakcij z zavodom, torej kadar obiščete spletno stran zavoda na naslovu https://simbioza.eu, njegove druge samostojne dogodke in delavnice oziroma se poslužujete njegovih drugih storitev, kot je natančneje opisano v  nadaljevanju tega dokumenta.

INFORMACIJE O OBDELAVI OSEBNIH PODATKOV, KI JIH ZAVOD VRŠI KOT SAMOSTOJNI UPRAVLJAVEC:

1. Pregled pravnih podlag in namenov obdelave osebnih podatkov ter katere podatke obdelujemo:

1.1. Na podlagi pogajanj za sklenitev oziroma sklenjene pogodbe z vami:

V zavodu osebne podatke obdelujemo za namene izvajanja pogodb katerih stranki sta zavod in obiskovalec naše delavnice, naročnik naših storitev, ipd. Pogodbena pravna podlaga za obdelavo osebnih podatkov pa obstaja tudi takrat, kadar je obdelava denimo potrebna za izvajanje ukrepov na zahtevo stranke pred sklenitvijo pogodbe ozirma, kadar gre za pošiljanje informacij, ki izhajajo in so povezane s pogodbenim razmerjem, kot na primer:

– kadar ste si v aplikaciji Spletna učilnica kot samostojni uporabnik ustvarili uporabniški račun in soglašali s pogoji uporabe aplikacije (www.simbioza.eu/splošni-pogoji-uporabe-aplikacije/), ter v ta namen zavodu zaupali vaš elektronski naslov, osebno ime, geslo, in v določenih primerih tudi letnico rojstva, ter podatke o rabi aplikacije (čas prijave, IP naslov, čas posamezne seje in tip uporabljenega brskalnika). Zavod v tem primeru podatke obdeluje za namene delovanja temeljnih funkcionalnosti aplikacije Spletna učilnica (npr. ročno kreiranje  računa, komuniciranje z uporabnikov glede delovanja aplikacije ipd.) in nudenjem oskrbovalnih oziroma podpornih storitev (npr. izvajanje nadgradenj in posodobitev) ter za analitične namene (npr. beleženje IP naslovov naprave, ter metapodatkov o rabi aplikacije) in nudenje gostovanja podatkov iz aplikacije na strežniku poddobdelovalca,

– kadar ste se prijavili na dogodek, ki ga organizira zavod preko spletne aplikacije Simbioza dogodki in obiščete naš dogodek oziroma delavnico, lahko obdelujemo vaše osebno ime, naslov, datum rojstva, ter telefon oziroma elektronski naslov, ter vaš podpis (npr. za namene dokazovanja navzočnosti obiskovalcev na dogodkih, ki so sofinancirani v okviru EU projektov, ipd.),

– kadar ste na spletnem mestu https://simbioza.eu sklenili prodajno pogodbo na daljavo za nakup vstopnice za dogodek, lahko za namene procesiranja plačila in elektronske dostave vstopnice obdelujemo vaše osebno ime, naslov, datum rojstva, ter telefon oziroma elektronski naslov, kakor tudi številko in podatke vaše bančne kartice,

– kadar se pogajamo z vami za sklenitev pogodbe oziroma komuniciramo z vami v okviru pogajanj (npr. kadar nas kontaktirate v zvezi z delavnico ali dogodkom, ki ga gostimo), lahko obdelujemo vaše kontaktne podatke in podatke, ki ste nam jih v ta namen posredovali (npr. vaše ime, vašo telefonsko številko, vaš elektronski naslov, ipd.),

– ko smo z vami sklenili pogodbo (npr. kadar z nami sklenete pogodbo o prostovoljnem delu, ipd.), lahko obdelujemo vaše osebno ime, naslov, datum rojstva, ter telefon oziroma elektronski naslov, ter vaš podpis in morebitne druge podatke, ki jih zahteva takšno sodelovanje,

– kadar v zvezi z obiskom dogodka ali delavnice izdamo potrdilo (npr. potrdilo o udeležbi), lahko obdelujemo vaše osebno ime, naslov, datum rojstva, ipd.,

– kadar izpolnimo vaše spletno naročilo za nakup fizičnega blaga (npr. za nakup knjige), lahko obdelujemo vaše osebno ime in vaše kontaktne podatk, ki ste nam jih v ta namen posredovali (npr. vašo telefonsko številko, vaš elektronski naslov, naslov za dostavo, ipd.) ter številko in podatke vaše bančne kartice.

V opisanih primerih nam osebne podatke zagotovite kot del pogodbene obveznosti (npr. s pristajanjem na splošne pogoje in posledično sklenitvijo prodajne pogodbe na daljavo, podpisom pogodbe o prostovoljnem delu), pri čemer za obdelavo vaših osebnih podatkov posledično ne potrebujemo vašega izrecnega soglasja.

V kolikor v določenih primerih obdelave osebnih podatkov, ki temeljijo na pogodbenem razmerju z vami, podatkov ne boste zagotovili, to načeloma ne bo imelo posledic za vas. Takšna situacija pa lahko oteži ali celo onemogoči naše sodelovanje (npr. zavod lahko vašo udeležbo na dogodku pogojuje z zbiranjem podatkov o udeležencih na listi prisotnosti za namene dokazovanja izvedbe in obiskanosti sofinanciranega dogodka),  pri čemer boste v teh primerih o tem predhodno obveščeni.

1.2. Na podlagi zakona ali drugih predpisov:

V zavodu osebne podatke obdelujemo tudi za namene izpolnitve zakonskih in drugih predpisov, posebej tistih, ki urejajo davke in računovodstvo (npr. evidenca izdanih in prejetih računov, ipd.), npr.:

kadar zavod obdeluje osebne podatke stranke, ki jim je v zvezi s kakšno svojo storitvijo izdalo račun, zavod ta račun in podatke o kupcu (npr. osebno ime, kontaktne podatke, ipd.) obdeluje na podlagi Zakona o davku na dodano vrednost (ZDDV-1),

– kadar zavod organizira delavnico oziroma dogodek v okviru projekta, ki je sofinanciran s strani Evropske unije ali s strani drugih javnih virov, in je zavod dolžan beležiti podatke o udeležencih.

1.3. Na podlagi vašega izrecnega soglasja:

V zavodu lahko vaše osebne podatke obdelujemo tudi na podlagi vaše izrecne privolitve. Kot izrecno privolitev stranke oziroma obiskovalca dogodka, se šteje njegova prostovoljno izjava volje, s katero soglaša k obdelavi določenih osebnih podatkov za določen namen, npr.:

tržno komuniciranje z osebami, ki še niso naše stranke/obiskovalci naših dogodkov in delavnic* (npr. v kolikor smo v ta namen pridobili vaše izrecno soglasje na dogodku, v naši poslovalnici, na obrazcu spletnega mesta, ipd.), pri čemer obdelujemo predvsem podatke osebe, ki je podala soglasje (ime in priimek) ter njene vnešene kontaktne podatke (elektronski naslov in morda tudi telefonsko številko) za pošiljanje oglasnih sporočil oziroma »newsletter«-jev,

prejemanje elektronskih sporočil o novostih v zvezi z aplikacijo Spletna učilnica* (npr. obvestila in novice o novih vsebinah ipd.), pri čemer lahko v teh primerih elektronski naslov obdeluje tudi podobdelovalec zavoda.

*Tovrstno komuniciranje je mogoče kadarkoli preklicati tako, da se sledi povezavi, ki je vsebovana v elektronskem sporočilu, ozirom tako, da nas kontaktirate na dpo@simbioza.eu / 040 336 311.

– Spletno oglaševanje osebam, ki so soglašale z namestitvijo neobveznih (oglaševalskih) piškotkov naših oglaševalskih partnerjov (npr. namestitev Google Analytics piškotka, ki omogoča, da vam lažje oglašujemo naše dogodke tudi na drugih spletnih mestih, ipd.). Natančen popis neobveznih piškotkov naših oglaševalskih partnerjev, podatkov, ki jih z njimi obdelujemo ter rok hrambe teh podatkov je opredeljen na podstrani »Piškotki« – https://simbioza.eu/piskotki/.

Sodelovanje z nami in koriščenje storitev našega zavoda načeloma ne pogojujemo s tem, da soglašate z  obdelavo osebnih podatkov, v kolikor to ni logično povezano s samo storitvijo, oziroma zahtevano za njeno izvedbo. Zavod zagotavlja posamezniku pravico, da lahko izrecno privolitev kadarkoli prekliče na enostaven način, tako da nas kontaktira na dpo@simbioza.eu / 040 336 311 (več v poglavju 5.1. teh splošnih informacij o varstvu osebnih podatkov).

Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

V primeru, da ne podate privolitve za obdelave osebnih podatkov, jo podate delno ali privolitev (delno) prekličete, bomo, v kolikor bo to mogoče, z vami sodelovali le v obsegu dane privolitve oziroma na načine, ki jih dovoljuje veljavna zakonodaja.

Podaja privolitve je prostovoljna in če se odločite, da je ne želite podati oziroma jo kasneje prekličete, to v nobenem primeru ne posega v druge vaše pravice, ki izhajajo iz poslovnega razmerja s zavodm, oziroma za vas ne predstavlja dodatnih stroškov ali oteževalnih okoliščin.

1.3.1. Fotografiranje in snemanje na naših dogodkih ter delavnicah

V kolikor gostimo javne dogodke in prireditve nam, skladno z zakonom in prakso Informacijskega pooblaščenca, ni potrebno pridobiti posebnih osebnih privolitev  udeležencev za fotografiranje. V vseh takih primerih, torej kadar bodo naši dogodki javni in bomo na njih izvajali snemanje in fotografiranje, bodo o tem vsi udeleženci predhodno ustrezno obveščeni in v  zvezi s tem prejeli vse potrebne informacije.

Morebitne fotografije in posnetki dogodka bodo objavljeni na spletni strani, oglasnih deskah oziroma socialnih omrežjih zavoda oziroma v elektronskih novicah, ter na portalih in kanalih medijskih hiš, ki bodo izkazale interes ter v publikacijah in drugih promocijskih aktivnostih zavoda. Fotografije se bodo vselej nanašale na dogodek na splošno in ne na posamezne udeležence.

V kolikor bi fotografije ali posnetki lahko zajemali podobe otrok, bodo fotografije in posnetki vselej vsebovali zgolj tiste podobe otrok, katerih starši so k temu podali izrecno soglasje.

1.4. Na podlagi zakonitih interesov zavoda

Določene osebne podatke smemo obdelovati za namene zavarovanja naših legitimnih interesov, npr.:

kadar bi bila obdelava vaših podatkov na primer potrebna za to, da zavarujemo naše poslovanje pred potencialnimi goljufijami, oziroma potrebna z vidika inšpekcijskih postopkov oziroma civilnih ali drugih postopkov, bomo obdelovali zgolj tiste podatke, ki so nujno potrebi za zasledovanje tega legitimnega cilja zavoda,

predpisi nam prav tako omogočajo obdelavo osebnih podatkov za namene tržne komunikacije z obstoječimi strankami/obiskovalci naših dogodkov in delavnic* (npr. da lahko pošljemo obvestilo osebi, ki je nekoč že bila na našem dogodku), pri čemer obdelujemo predvsem kontaktne podatke stranke (ime, priimek in elektronski naslov).

*Tovrstno komuniciranje je mogoče kadarkoli preklicati tako, da se sledi povezavi, ki je vsebovana v elektronskem sporočilu, ozirom tako, da nas kontaktirate na dpo@simbioza.eu / 040 336 311.

Zavod pa sme obdelovati tudi osebne podatke posameznika, v kolikor je obdelava potrebna za zaščito  življenjskih interesov posameznika ali druge fizične osebe (npr. vpogled v naslov posameznika, ki mu preti neposredna in huda nevarnost v zvezi s kupljenim izdelkom / našo storitvijo).

2. Kako dolgo hranimo oziroma obdelujemo vaše osebne podatke?

Obdobje hrambe osebnih podatkov je odvisno od podlage in namena obdelave posamezne kategorije osebnih podatkov. Osebni podatki se hranijo vse dokler je to potrebno, da je izpolnjen namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma dokler nek predpis nalaga, da jih moramo hraniti, npr.:

– osebne podatke strank na računih hranimo še 10 let, saj takšno dolžnost zavodu nalaga Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1),

– na podlagi sklenjene pogodbe se na primer podatki obdelujejo za čas trajanja pogodbe, oziroma še šest let po prenehanju pogodbe (v kolikor je obdelava denimo potrebna, saj med posameznikom in zavodm obstaja spor, ipd.),

– na podlagi vašega izrecnega soglasja k tržnemu komuniciranju oziroma našega zakonitega interesa, da oglašujemo osebam, ki še niso naše stranke, podatke hranimo vse dokler oseba soglasja ne prekliče,

–  v primeru vašega obiska naših delavnic in dogodkov, ki so denimo sofinancirani s pomočjo kohezijskih sredstev Evropske unije, za namene dokazovanja izvedbe in obiskanosti dogodka, vaše podatke hranimo še 10 let od dneva, ko je bil prijavljen strošek zadevnega dogodka certificiran s strani Evropske komisije,

– podatki registriranih uporabnikov aplikacije Spletna učilnica se hranijo in obdelujejo do preklica privolitve oziroma izbrisa uporabniškega računa.

Osebni podatki se po izpolnitvi namena obdelav izbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo.

3. Kdo v zavodu in izven njega obdeluje vaše osebne podatke (uporabniki osebnih podatkov)?

3.1. Določeni zaposleni v zavodu

Vaše osebne podatke obdelujejo posamezni zaposleni v zavodu. Zaposleni v zavodu obdelujejo le tiste osebne podatke, ki jih potrebujejo za svoje delo, lahko pa si jih tudi posredujejo med seboj, v kolikor delovne naloge in interni pravilnik zavoda to dovoljujejo. Vsi zaposleni so zavezani k zaupnosti in k spoštovanju varstva osebnih podatkov.

3.2. Državni organi

V določenih primerih, ki jih predpisuje veljavna zakonodaja, mora zavod vaše osebne podatke posredovati oziroma o njih poročati tudi pristojnim državnim organom kakor tudi organom, ki so pristojni za finančni, davčni ali drug nadzor (npr. Finančna uprava Republike Slovenije, sodišča, Urad informacijskega pooblaščenca Republike Slovenije, Tržni inšpektorat Republike Slovenije, itd.). Posredovati jih je potrebno tudi tretjim osebam, če takšno obveznost posredovanja oziroma razkritja zavodu nalaga zakon.

3.3. Pogodbena obdelava osebnih podatkov

Uporabniki osebnih podatkov so poleg zaposlenih v zavodu tudi zaposleni pri pogodbenih obdelovalcih zavoda, ki lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu zavoda in v mejah pogodbe o zunanji obdelavi osebnih podatkov, ki jo ima zavod sklenjeno z vsakim tovrstnim obdelovalcem. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil zavoda kot upravljavca osebnih podatkov, pri čemer podatkov ne smejo uporabiti za zasledovanje kakršnihkoli lastnih interesov.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi zavod sodeluje so:

  • osebe, ki z nami sodelujejo na podlagi pogodbe o prostovoljnem delu,
  • osebe, ki z nami sodelujejo na podalgi drugih podjemnih oziroma avtorskih pogodb,
  • ponudnik gostovanja,
  • zunanji serviserji
  • računovodski servis
  • vzdrževalci IT sistemov

Zavod ne bo posredoval vaših osebnih podatkov tretjim nepooblaščenim osebam.

3.4. Sodelovanje z oglaševalskimi partnerji, ponudnikom gostovanja in ponudnikom storitve za pošiljanje »newsletter«-jev.

Določene tehnične informacije in druge podatke, ki jih glede obiskovalcev beležimo v zvezi z njihovo interakcijo z našim spletnim mestom s pomočjo tehnologije piškotkov (glej poglavje 4. Piškotki), delimo z našimi oglaševalskimi partnerji:

Namestitev oglaševalskih piškotkov našim oglaševalskim partnerjem omogoča, da obiskovalcem nudijo relevantne oglase na vseh napravah oziroma brskalnikih, ki jih uporabljajo.

Natančen popis podatkov, ki se v te namene zbirajo, piškotkov, ki to omogočajo, storitev, ki so s tem povezane, kakor tudi čas hrambe podatkov in možnost odstranitve posameznega piškotka, si lahko preberete na povezavi  https://simbioza.si/piskotki/.

3.4.1 Ponudnik gostovanja

Gostovanje našega spletnega mesta in shranjevanje podatkov, ki nam jih posredujete preko spletnega mesta (npr. v povezavi s komunikacijo preko kontaktnega obrazca na strani) ponuja izvajalec:

3.4.2. Ponudnik storitve za pošiljanje »newsletter«-jev.

Ponudnik storitve za pošiljanje elektronskih sporočil (»newsletter«-jev) »Amazon SES«, znotraj katere se lahko shranjujejo elektronski naslovi tistih posameznikov, ki so s tovrstno obdelavo izrecno soglašali (glej točko 1.3.), je:

  • com Services LLC., 410 Terry Ave N, Seattle, WA, 98109-5210, katerega strežniki se nahajajo v Združenih državah Amerike (https://aws.amazon.com/privacy/).

3.5. Iznos osebnih podatkov v tretje države in mednarodne organizacije

Zavod osebnih podatkov ne iznaša v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije, razen v ZDA (glej točke 3.4.1., 3.4.2. in 3.4.4.), pri čemer so  vsi pogodbeni obdelovalci iz ZDA vključeni v program Privacy Shield (https://www.privacyshield.gov/welcome).

Podrobnejše informacije o kategorijah uporabnikov, pogodbenih partnerjih in pogodbenih obdelovalcih zavoda lahko pridobite tako, da zahtevo v zvezi s tem pošljete:

Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana,  socialno podjetje,

Letališka cesta 3

1000 Ljubljana

4. Piškotki

Za seznam piškotkov in upravljanje z nastavitvami piškotkov obiščite podstran https://simbioza.eu/piskotki/.

Piškotki so male besedilne datoteke, ki jih večina sodobnih spletnih mest shrani v naprave obiskovalcev, torej oseb, ki s svojimi napravami dostopajo do določenega spletnega mesta na internetu.

Na našem spletnem mestu prav tako uporabljamo tehnologijo piškotkov, na kar vas opozori pojavno okno glede piškotkov (ang. »cookie pop-up«) ob vašem prvem obisku.

Pojavno okno vas prav tako opozori na to, da je nalaganje naših piškotkov, ki niso obvezni (npr. shranjevanje nastavitev, prilagoditev prikaznih dimenzij napravi, ipd.) z vidika normalnega delovanja spletnega mesta:

  • pogojeno z obiskovalčevim izrecnim soglasjem (klik na gumb »naloži neobvezne piškotke« ob prvem obisku spletnega mesta) ter,
  • pod popolnim nadzorom obiskovalca, saj lahko obiskovalec v brskalniku, ki ga uporablja, hranjenje piškotkov omeji ali onemogoči, naložene piškotke pa kadarkoli odstrani, skladno z navodili, ki so dostopni na povezavi https://simbioza.eu/piskotki/.

Natančen popis podatkov, ki se v te namene zbirajo, piškotkov, ki to omogočajo, storitev, ki so s tem povezane, kakor tudi čas hrambe podatkov in kdo je ponudnik posameznega piškotka oziroma storitve, si lahko preberete na povezavi  https://simbioza.eu/piskotki/.

5. Kakšne so vaše pravice glede vaših osebnih podatkov in kako jih lahko uveljavljate?

V zvezi s temi splošnimi informacijami o obdelavi osebnih podatkov ali obdelavo vaših osebnih podatkov s stani našega zavoda in naših pogodbenih obdelovalcev, nas lahko brez zadržkov kontaktirate preko elektronskega naslova dpo@simbioza.eu, oziroma nas pokličete na 040 336 311.

Prav tako lahko na navedeni naslov uporabljate za pošiljanje vaših zahtev in uveljavljanje drugih pravic, ki so povezane z osebnimi podatki in Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov.

Zahteve lahko vložite na način, ki omogoča vašo identifikacijo, in sicer z izpolnitvijo obrazca, ki je predviden za uresničevanje vsake posamezne pravice in je objavljen na spletni strani https://www.ip-rs.com/obrazci/varstvo-osebnih-podatkov/, ali na drug dokumentiran način (npr. ustna zahteva na zapisnik preko telefona, pisna zahteva preko elektronske ali fizične pošte).

5.1. Pravica do preklica privolitve oziroma delnega preklica privolitve

Če ste kot posameznik privolili v obdelavo vaših osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (glej točko 1.3 teh splošnih informacij o obdelavi osebnih podatkov), imate pravico, da to svojo privolitev (soglasje) kadarkoli prekličete, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave podatkov, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.

Vaša privolitev k obdelavi osebnih podatkov za namene, ki smo jih opisali v teh informacijah, je prostovoljna. Privolitev za obdelavo podatkov lahko kadarkoli omejite oziroma prekličete, tako da nas kontaktira na dpo@simbioza.eu, oziroma nas pokličete na 040 336 311.

Zavod bo tudi po preklicu vaše privolitve obdeloval le tiste podatke, ki jih bo moral zaradi izpolnjevanja zakonskih obveznosti, zaradi izvajanja pogodbe z vami, (npr. brez katerih ne moremo izvršiti vašega naročila, doakzati vaše navzočnosti na dogodku), oziroma zaradi zasledovanja svojih zakonitih interesov.

5.2. Pravica dostopa do osebnih podatkov

Kot posameznik imate pravico od zavoda dobiti potrditev, ali se v zvezi z vami obdelujejo osebni podatki, in, kadar je temu tako, pridobiti dostop do osebnih podatkov in določene informacije: o namenih obdelave, o vrstah osebnih podatkov, o uporabnikih, o obdobjih hrambe oziroma merilih za določitev obdobij, o obstoju pravice do popravka ali izbrisa podatkov, pravice do omejitev in ugovora obdelavi in pravice do pritožbe pri nadzornem organu, o viru podatkov, če podatki niso bili zbrani pri vas, o obstoju avtomatiziranega sprejemanja odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, razlogih zanj ter pomenu in posledicah take obdelave za vas, ter druge informacije v skladu s 15. členom Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov.

5.3. Pravica do popravka osebnih podatkov

Kot posameznik imate pravico doseči, da zavod brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z vami. Kot posameznik imate, ob upoštevanju namenov obdelave, pravico do dopolnitve nepopolnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

5.4. Pravica do izbrisa osebnih podatkov (»pravica do pozabe«)

Kot posameznik imate pravico doseči, da zavod brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z vami, zavod bo podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisalo ne glede na vaš poziv, kadar obstaja eden od naslednjih razlogov:

(a) podatki niso več potrebni v namene, za katere so bili zbrani oziroma drugače obdelani,

(b) če prekličete privolitev, za obdelavo pa ne obstaja druga pravna podlaga,

(c) če ugovarjate obdelavi, za obdelavo pa ne obstajajo prevladujoči zakoniti razlogi,

(d) podatki so bili obdelani nezakonito,

(e) podatke je treba izbrisati za izpolnitev pravnih obveznosti v skladu s pravom EU ali pravom države članice, ki velja za ponudnika,

(f) podatki so bili zbrani v zvezi s ponudb storitev informacijske družbe.

Kot posameznik pa v določenih primerih, opisanih v 3. odstavku 17. člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov, nimate pravice do izbrisa podatkov.

5.5. Pravica do omejitve obdelave

Kot posameznik imate pravico doseči, da zavod omeji svojo obdelavo vaših osebnih podatkov, kadar obstaja eden izmed naslednjih primerov:

(a) če oporekate točnosti podatkov za obdobje, ki zavodu omogoča preveriti točnost podatkov,

(b) obdelava je nezakonita, vi pa nasprotujete izbrisu podatkov in namesto tega zahtevate omejitev njihove uporabe,

(c) podejetje podatkov ne potrebuje več za namene obdelave, vendar pa jih vi potrebujete za uveljavljanje, izvajanje in obrambo pravnih zahtevkov,

(d) ste vložili ugovor v zvezi z obdelavo, dokler se ne preveri, ali zakoniti razlogi podejetja prevladajo nad vašimi razlogi.

5.6. Pravica do prenosljivosti podatkov

Kot posameznik imate pravico, da prejmete osebne podatke v zvezi z vami, ki ste jih posredovali zavodu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in imate pravico, da te podatke posredujete drugemu upravljavcu, ne da bi vas zavod, ki so mu bili osebni podatki zagotovljeni, pri tem oviralo, in sicer kadar:

(a) obdelava temelji na privolitvi ali na pogodbi in

(b) se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

Kot posameznik imate pri uresničevanju navedene pravice do prenosljivosti pravico, da se osebni podatki neposredno prenesejo od enega upravljavca (npr. zavoda) k drugemu, kadar je to tehnično izvedljivo.

5.7. Pravica do ugovora obdelavi

Kot posameznik imate na podlagi razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem, pravico, da kadarkoli ugovarjate obdelavi osebnih podatkov, ki je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene zavodu (točka (e) 1. odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu osebnih podatkov) ali je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva zavod ali tretja oseba, vključno z oblikovanjem profilov na podlagi navedenih obdelav; zavod preneha obdelovati osebne podatke, razen če dokaže nujne legitimne razloge za obdelavo, ki prevladajo nad vašimi interesi, pravicami in svoboščinami, ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov.

Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene trženja, ima posameznik pravico, da kadarkoli ugovarja obdelavi podatkov v zvezi z njim za namene trženja, vključno z oblikovanjem profilov, kolikor je povezano s takim neposrednim trženjem, pri čemer kadar posameznik ugovarja obdelavi za namene neposrednega trženja, se podatki ne obdelujejo več v te namene.

Kadar se podatki obdelujejo v znanstveno ali zgodovinsko-raziskovalne namene ali statistične namene, ima posameznik pravico, da iz razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, ugovarja obdelavi podatkov v zvezi z njim, razen če je obdelava potrebna za opravljanje naloge, ki se izvaja iz razlogov javnega interesa.

5.8. Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu

Brez poseganja v katerokoli drugo (upravno ali drugo) pravno sredstvo imate kot posameznik pravico, da vložite pritožbo pri nadzornemu organu, zlasti v državi, v kateri imate običajno prebivališče, v kateri je vaš kraj dela ali v kateri je domnevno prišlo do kršitve (v Sloveniji je to Informacijski pooblaščenec), če menite, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z vami krši predpise o varstvu osebnih podatkov:

– Informacijski pooblaščenec, Dunajska 22, 1000 Ljubljana, elektronski naslov: gp.ip@ip-rs.com, telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.com.

6. Varovanje vaših osebnih podatkov

V zavodu osebne podatke skrbno hranimo in varujemo z organizacijskimi, tehničnimi in logično-

tehničnimi postopki ter ukrepi, s čimer podatke varujemo pred slučajnim ali namernim nepooblaščenim vpogledom, uničevanjem, spreminjanjem ali izgubo, ter nepooblaščeno razkritjem oziroma drugo obliko obdelave, h kateri niste izrecno soglašali.

Zavod je v ta namen prav tako sprejel ustrezne interne procese, ter vzpostavil različne ukrepe (npr. dodeljevanja, uporaba in spreminjanje gesel, zaklepanje prostorov, pisarn, in nahajališč strežnikov in delovnih postaj, redno posodabljanje podporne programske opreme in nadgradnja varnostno oporečnih komponent, fizično varovanje gradiva, ki vsebuje osebne podatke na za to posebej določenih mestih, usposabljanje zaposlenih, ipd.). Enake varnostne zaveze zavod terja tudi od svojih pogodbenih obdelovalcev.

7.  Avtomatizirana obdelava in profiliranje na podlagi soglasja

Zavod obdelavo osebnih podatkov ne vrši na avtomatiziran način in ne uporablja avtomatskega profiliranja.

8. Obdelava osebnih podatkov oseb, ki so mlajše od 15 let in oseb z omejeno ali odvzeto poslovno sposobnostjo

Zavod ne obdeluje osebnih podatkov oseb, ki so mlajše od 15 let oziroma oseb z omejeno ali odvzeto poslovno sposobnostjo, v kolikor v zvezi s tem ne pridobi izrecno dovoljenje njegovih zakonitih zastopnikov.

Pri pripravi spletnega mesta zavoda https://simbioza.eu smo spoštovali načelo minimizacije osebnih podatkov, kar pomeni, da zavod ne zbira letnic rojstva obiskovalcev spletnega mesta. Zavod posledično v tem primeru ne razpolaga z načinom, s katerim bi lahko bolj ekonomično in učinkovito preveril,  ali gre pri obiskovalcu spletnega mesta in našemu ponujanju delavnic, dogodkov oziroma blaga za obdelavo osebnih podatkov osebe, ki je mlajša od 15 let oziroma osebe, ki ima omejeno ali odvzeto poslovno sposobnost.

Zavod posledično zavestno ne ponuja svojih dogodkov, delavnic in izdelkov osebam, ki so mlajše od 15 let oziroma osebam, katerih poslovna sposobnost je omejena ali odvzeta in zavestno ne obdeluje nobenih osebnih podatkov povezanih z njimi, ter zavestno ne ponuja prostega dostopa do dogodkov, delavnic in izdelkov, ki bi lahko bili škodljive za otroke.

V primeru izvedbe delavnic in dogodkov, določene zaveze zavoda (npr. pri dogodkih, ki so sofinancirani s pomočjo kohezijskih sredstev Evropske unije) nalagajo, da zavod zbira in obdeluje letnice rojstva in osebne podatke oseb, ki so mlajše od 15 let oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo. V vseh teh primerih, bodo ustrezne informacije v zvezi s tovrstno obdelavo osebnih podatkov navedene na dokumentu, s katerim se tovrstni podatki zbirajo (npr. na seznamu udeležencev).

Če starši ali skrbniki osebe mlajše od 15 let oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo ugotovijo, da njihov otrok oziroma varovanec uporablja aplikacijo Spletna učilnica brez njihovega soglasja, oziroma, da je taka oseba poleg elektronskega naslova zavodu prostovoljno posredovala še druge osebne podatke, lahko to sporočijo zavodu in zahtevajo izbris osebnih podatkov na naslovu dpo@simbioza.eu.

V nadpisanem primeru oziroma v kolikor bo zavod sam naknadno ugotovil, da obdeluje osebne podatke osebe, ki je mlajša od 15 let, oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo, brez privolitve starša ali skrbnika, bo naredil vse, kar je potrebno, da se vsi posredovani osebni podatki takšnih oseb zbrišejo.

8.1. Obdelava osebnih podatkov samostojnih uporabnikov spletne aplikacije Spletna učilnica, ki so mlajši od 15 let / katerih poslovna sposobnost je omejena ali odvzeta.

Postopek registracije uporabniškega računa v aplikaciji Spletna učilnica poteka tako, da  bodoči uporabnik najprej odkljuka polje »starejši od 15 let / oseba z omejeno poslovno sposobnostjo« oziroma polje »mlajši od 15 let / oseba s polno poslovno sposobnostjo«, čemur lahko sledi pridobivanje soglasja starša oziroma zakonitega zastopnika. Zavod posledično v tem primeru ne razpolaga z načinom, s katerim bi lahko bolj ekonomično in učinkovito preveril, ali gre pri obdelavi posredovanih osebnih podatkov bodočega uporabnika za osebne podatke osebe, ki je mlajša od 15 let oziroma osebe, ki ima omejeno ali odvzeto poslovno sposobnost.

V primeru fizičnih izjav za kreiranje uporabniškega računa v aplikaciji Spletna učilnica s strani koordinatorjev, lahko zavod obdeluje letnice rojstva in osebne podatke oseb, ki so mlajše od 15 let oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo, ki jih je v ta namen vnesel v aplikacijo zadevni starš oziroma skrbnik.

Če starši ali skrbniki osebe mlajše od 15 let oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo ugotovijo, da njihov otrok oziroma varovanec uporablja aplikacijo Spletna učilnica brez njihovega soglasja, oziroma, da je taka oseba zavodu prostovoljno posredovala še druge osebne podatke, ki od nje niso bili zahtevani, lahko to sporočijo zavodu in zahtevajo izbris osebnih podatkov na naslovu dpo@simbioza.eu.

V kolikor bo zavod sam naknadno ugotovil, da obdeluje osebne podatke osebe, ki je mlajša od 15 let, oziroma osebe z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo, brez privolitve starša ali skrbnika, bo naredil vse, kar je potrebno, da se vsi posredovani osebni podatki takšnih oseb zbrišejo.

Vsaka komunikacija, namenjena mlajšim od 15 let oziroma osebam z omejeno ali odvzeto sposlovno sposobnostjo, bo primerna njihovi starosti in ne bo izkoriščala njihove zaupljivosti, pomanjkanja izkušenj ali občutka lojalnosti.

9. Na koga se lahko obrnete v zvezi z dodatnimi pojasnili glede obdelovanja osebnih podatkov v zavodu in glede vaših pravic?

Kontaktirate nas lahko:

  • preko elektronskega naslova: dpo@simbioza.eu
  • po klasični pošti na naslov:

Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana, socialno zavod
Letališka cesta 3
1000 Ljubljana

10. Končne določbe

Te splošne informacije o obdelavi osebnih podatkov lahko občasno posodabljamo z namenom, da bi njihova vsebina bolje odražala spremembe v varovanju podatkov, oziroma iz drugih operativnih in pravnih razlogov. V kolikor bi vsebino teh splošnih informacij o obdelavi osebnih podatkov bistveno spremenili, bomo o tem objavili novico na našem spletnem mestu, oziroma bomo registrirane uporabnike o tem obvestili preko elektronskega sporočila.

Te Splošne informacije o obdelavi osebnih podatkov veljajo in se uporabljajo 1. 12. 2020 dalje.

Zavod za medgeneracijsko sodelovanje Simbioza Genesis Ljubljana, so. p.